Корпоративные и частные праздники
полный комплекс творческих и организационных услуг
+7(499) 343-2921, +7(903) 746-8820
 
   


 

Варианты планирования

Прежде чем приступить к организации мероприятия, надо составить план его подготовки и осуществления. В этом разделе мы приводим варианты планирования различных событий.

Ознакомьтесь с нижеследующим, и Вы составите наиболее полное представление о масштабе, аспектах, возможных условиях и обязательных «слагаемых» успешного мероприятия.

Предлагаемая форма организации мероприятия

Цели проведения мероприятия

  • Оповестить целевую аудиторию (потенциальных клиентов, настоящих и потенциальных деловых партнеров) об открытии, какого-то нового или презентации существующего ОБЪЕКТА.
  • Позиционировать ОБЪЕКТ как предоставляющий своим клиентам полный спектр услуг, соответствующих современным тенденциям и требованиям, на существенно ином уровне, чем другие ОБЪЕКТЫ.
  • Акцентировать внимание целевой аудитории на качественных преимуществах деятельности ОБЪЕКТА, например: эксклюзивность, элитарность, удобное местоположение, уникальность, высококвалифицированный персонал, использование только самого современного оборудования, большой спектр услуг и т.д.
  • Разработать и воплотить идею мероприятия в формате, поддерживающем принципы работы и корпоративную культуру в данной сфере деятельности ОБЪЕКТА.
  • Осветить деятельность ОБЪЕКТА в целевых СМИ.

Приглашение гостей

  • Гости заблаговременно получают оригинальное приглашение. Возможны различные варианты исполнения и оформления, например: в форме открытки/письма, подарочной пирамидки/календаря, оригинального пазла в конверте (собрав, который можно прочесть текст приглашения) и т.д.
  • К приглашению приложен буклет с информацией о деятельности ОБЪЕКТА. Даже если приглашенный не сможет прийти на открытие, он узнает об ОБЪЕКТЕ.

Идея мероприятия

  • Основная идея мероприятия – создать такую атмосферу для гостей, чтобы они запомнили НАИЛУЧШИЕ ощущения и впечатления, посредствам которых, в дальнейшем, будут обращаться к услугам/товарам данного ОБЪЕКТА.
  • Ассоциировать деятельность ОБЪЕКТА с оригинальными программами, номерами, оформлением и т.д.

Оформление

  • Световое оборудование
  • Звуковое оборудование
  • Сценическое оборудование
  • Плазменные панели
  • Кейтеринг оборудование
  • Падесты
  • Флористическое оформление в стиле программы и т.д.

Встреча гостей

  • У здания ОБЪЕКТА организована парковка.
  • Гостей, согласно приглашениям, встречают и приветствуют менеджеры, в соответствующих выбранной сюжетной идее костюмах. Предусмотрен гардероб.
  • Организован легкий фуршет. Программа открытия или презентации ОБЪЕКТА не рассчитана на длительное пребывание гостей и соответственно на банкетное обслуживание. А форма фуршета не требует сложной организации. Все блюда легко взять с помощью шпажек. Отдельно для VIP гостей можно организовать банкет.
  • Фоновая музыка.
  • Гостям предлагают печатные материалы с информацией о программе мероприятия и деятельности ОБЪЕКТА.
  • Гостей сопровождают менеджеры ОБЪЕКТА, готовые ответить на все вопросы.

Содержание программы

  • На протяжении вечера гостей сопровождает «закадровый» голос ( аналогичный прием часто используют в кинофильмах для повествования), который рассказывает гостям, что их ждет на данном мероприятии, также сообщается информация о принципах работы ОБЪЕКТА.
  • На установленных падестах, декорированных светом и флористическими композициями, с некоторой периодичностью происходят – креативные/ассоциативные действия, по сути перекликающиеся с философией или деятельностью ОБЪЕКТА.
  • Представлены различные экспозиции на стендах.
  • На плазменных панелях, расположенных на наиболее просматриваемых участках здания, демонстрируются видео ролики: об услугах и программах/товарах, предоставляемых ОБЪЕКТОМ, о техническом оснащении ОБЪЕКТА.
  • Транслируется выступление официальных лиц, а также происходящее на сцене (церемония открытия и т.д.), идут заставки с тематикой деятельности.
  • Гости осматривают ОБЪЕКТ, общаются, фотографируются. Работает профессиональный фотограф с цифровой фотокамерой и профессиональные видео операторы.
  • Фотографии могут быть готовы через три минуты в специально оборудованной по близости цифровой фотостудии. Их презентуют гостям в бумажном паспорту с определенным дизайном.
  • Далее концертно-развлекательная программа. Звук транслируется по всему объекту.

Проводы гостей

  • Каждый уходящий гость получает сувенир-подарок.

Follow - up мероприятия

  • Наиболее важным гостям, в пределах недели, высылаются их фотографии с мероприятия, благодарственные письма.
  • По итогам проведенного мероприятия создается динамичный видеоролик.

Комментарии

  • Учитывая деятельность ОБЪЕКТА, важно собрать на мероприятии гостей одного социального уровня, чтобы они чувствовали себя комфортно.
  • Предусмотреть, чтобы количество журналистов, фотографов и их принадлежность к определенным СМИ не стесняла гостей.
  • Предложенный план был разработан исходя из следующих предпосылок:
    • Гостей сложно удержать на официальных мероприятиях, не предусматривающих банкетную рассадку, более 2 часов.
    • Тратить большую часть бюджета на полноценный банкет в данном случае не целесообразно, лучше использовать средства на создание соответствующей атмосферы и интересную программу.
    • Программа должна быть рассредоточена и продумана, чтобы гости могли ее увидеть, постепенно перемещаясь по зданию.
    • Важно увлечь гостей необычной программой, продемонстрировав тем самым способность ОБЪЕКТА предлагать им нестандартные решения и при этом создавать комфортную атмосферу.
    • Гости должны увидеть оригинальное оформление и оригинальную программу ОБЪЕКТА, тогда они будут ожидать от ОБЪЕКТА и его деятельности такого же эксклюзивного подхода и в дальнейшем.
Агентство по Организации Праздников


С 2004 года мы организуем Праздники:  корпоративные мероприятия, семейные торжества, юбилеи, свадьбы, детские дни рождения, профессиональные праздники, вечеринки и выступления артистов, корпоративные выезды и тим-билдинг. 

Посмотреть наши работы

Вам нужен праздник?